כיצד לתכנן ניוזלטר שימושי? - אישופ בניית אתרים

רבות דובר על תרומתו הרבה של הניוזלטר לחיזוק הקשר שבין הארגון ללקוחותיו ו/או עובדיו. האפשרות הנוחה והזולה להעביר במהירות מסרים ממוקדים אל קהל היעד הפכה את הניוזלטר לחלק בלתי נפרד מהאסטרטגיה השיווקית והתפעולית של כל ארגון.

יחד עם זאת `השם הרע` שיצא לשיווק בדואר אלקטרוני כתוצאה מפעילות ענפה של חברות וגופים ששלחו `דואר זבל` (Spamming) מחייב את החברה לנקוט במספר כללים בסיסיים כדי להימנע מלהשתייך לקטגוריה זו.

מאמר זה מציג 10 נקודות מפתח לתכנון יעיל של ניוזלטר אלקטרוני ומציע דרכים לפתרון סוגיות באופן העברת המסר במדיניות הפרטיות ובשימושיותו של הניוזלטר עבור קוראיו.

1. שם הנושא/כותרת - אחד המרכיבים העיקריים הקובע את שיעורי הקריאה של הניוזלטר הוא שם הנושא (Subject) המופיע אצל הנמען. שם קליט קצר ומעניין החובה בתוכו רמזים למידע שימושי ויעיל יתרום להגדלה ניכרת בשיעורי הקריאה.

2. תוכן - הכתבות צריכות לספק ערך מוסף להציג עקרונות פעולה ליישום להביא מידע שימושי ולתגמל את הלקוח/עובד על הזמן שהשקיע בקריאתן. בכדי להשיג תוצאות מומלץ להשתמש בכתבות בעלות יעד מוגדר ומדויק. לא מומלץ להשתמש בכתבה שהיא נחמדה לקריאה אך חסרת מסר מרכזי ושתוכנה אינו מייצג את תחומי העניין של הארגון. חשוב מאוד להעביר את המסר כבר בפסקה הראשונה.

3. תכנון אופן הצגת המידע על המסך - בתכנון הניוזלטר יש לקחת בחשבון כללי שימושיות ועיצוב ממשק משתמש הנוגעים לחלוקה הגרפית של המסך ל- Look&Feel של הארגון ולארגונומיקה של המשתמש. גישה מקובלת היא לעצב את הניוזלטר בהתאמה לאתר האינטרנט/אינטראנט של הארגון.

4. תכנון ארכיטקטורת המידע - ניוזלטרים רבים מכילים מספר מאמרים וכתבות ומהווים מעין "מיני אתר" המכיל כמות רבה של מידע. יש לתכנן את ארכיטקטורת המידע באופן שיאפשר למשתמשים לקבל את מבוקשם במהירות ובקלות ולמפות בפניהם את "עץ המידע" שמכיל הניוזלטר.

5. קישורים למקורות מידע - במקרים רבים מומלץ לספק לקוראים קישורים נוספים למקורות מידע רלבנטיים בהם ניתן לקבל מידע נוסף ולהרחיב את ידיעותיהם בנושא הניוזלטר. יש לעשות כן בזהירות ובשמירה על כללי שימושיות בסיסיים.

6. גרסה להדפסה - משתמשי מחשב רבים מעדיפים להדפיס על גבי נייר את תוכנו של הניוזלטר מאשר לקרוא אותו על המסך. לכל אלו יש לספק אפשרות להדפסת תוכנו של הניוזלטר בגרסה ידידותית.

7. בניית ארכיון ניוזלטרים - במטרה להעשיר את הקוראים בתוכן נוסף ובכדי לחזק את הקשר בינם לבין הארגון מומלץ לספק להם גישה קלה ונוחה לארכיון הניוזלטרים. יתרון נוסף שמספק ארכיון הניוזלטרים הוא הצגת הפעילות השוטפת של הארגון וחיזוק העובדה כי הוא משקיע רבות בטיפוח הקשר עם לקוחותיו ועובדיו.

8. קישורים מיידיים לביצוע פעולות - במקרה בו הניוזלטר אינו חלק אינטגרלי מאתר האינטרנט או האינטראנט של הארגון מומלץ לכוון את הקוראים לאתר הארגון בכדי שיוכלו לבצע פעולות מבוקשות כגון רכישה חיפוש מידע ביצוע שאילתות ויצירת קשר. לשם כך יש לספק קישורים מדויקים לתוכן המתאים מתוך אתר האינטרנט. כדאי לספק קישור לאותו אזור באתר המכיל מידע רלבנטי לקורא הניוזלטר. לא מומלץ לספק קישור סתמי לדף הבית.

9. שמירה על מדיניות הפרטיות - יש לספק לנמעני הניוזלטר האלקטרוני אפשרות נוחה להיגרע מרשימת התפוצה. לדוגמא: "החזר אימייל זה כשבשורת הנושא מופיעה המילה ביטול".

10. תדירות המשלוח (אזהרה) - פעמים רבות כשהארגון מתחיל להכיר ביעילותו הרבה של הניוזלטר גוברת הנטייה להעלות את תדירות הפצתו. יש להימנע מהצפת יתר של הקוראים במידע - פעולה שעשויה לפגוע בשיעורי הקריאה ולהקטין את החשיבות שמייחס הקורא למסרים המועברים.

חשוב לזכור כי לכל חברה וארגון מטרות שונות וקהל יעד שונה. מחקר מדויק של צורכי קהל היעד והקפדה על כללי האתיקה והשימושיות יגדילו ללא ספק את יעילותו של הניוזלטר ויביאו להרחבת מעגל קוראיו. באופן זה תחזק החברה את הקשר עם לקוחותיה ותקרב אליה לקוחות חדשים אשר מגלים עניין במוצרים או בשירותים שהיא מציעה.

 

המאמר נכתב ע"י אלון זגר, שותף ומומחה לשימושיות בחברת : Hexoo